Sunday, March 30, 2008

Word文件保存时的“磁盘已满”错误

用Word编辑文档在保存时经常碰见弹出一个对话框,说"磁盘已满或打开文件过多",让你先清理硬盘云云。眼睁睁看着自己敲进去的满篇文档死活保存不了,真是让人哭笑不得,尤其是反复检查自己硬盘上还有若干个G的剩余空间之后。

出现这个错误是因为文档里可编辑图片的内嵌信息被毁坏,使得Word不知道怎么保存文件,它就只好借口说磁盘没空间了。(这是缺省的保存文件错误信息,Word版本演讲了这么久,不知道为什么还是这样。)一般的解决办法是找到有问题的图片(通常很容易找到),删掉它,然后就可以保存了。也可以把它剪切到另一个Word文档,幸运的话,它在新的文档里是可以保存的。

Mathtype公式也经常引起这个问题,症状是选中公式以后,状态栏只显示"双击可编辑",但识别不出是Mathtype公式,双击以后也编辑不了。还好第4版本以后修复起来已经比较方便了,官方的说明是:
1. Choose Convert Equations from the MathType menu of Microsoft Word.
2. Select a Range of "Whole Document".
3. Make sure that the "MathType or Equation Editor Equations" box is checked. It does not matter if the other boxes are checked or not.
4. Choose to Convert Equations to "MathType Equations (OLE Objects)".
5. Click "Convert".
6. You should be able to save your Word document. If you cannot, you document contains graphics which cannot be repaired. Identify them per the above instructions, delete them, and recreate them.

为防止经常出现这个错误,他们建议:在同一个文档中拷贝公式时,不要直接选中公式就复制―粘贴,而应该打开公式,在Mathtype编辑器里复制,然后关了以后在另一处新建公式,还在Mathtype编辑器里粘贴。另外,不打开Word的"快速保存"功能也能减少出现这个错误。

用Word时一定要养成一个习惯:没事就按Ctrl+S,这样即使出了问题,也能使损失最小。OLE内嵌对象能不用就不用,这东西靠不住。图片、图表,每个都单独编辑,保存成文件后再插入。

参考:
"The disk is full or too many files are open" Error Message in Microsoft Word
如何处理损坏的 Word 文档

Saturday, March 29, 2008

Mathtype的快捷键

电脑上的Mathtype经常用着用着突然大部分快捷键就都不能用了,菜单上的一些快捷键提示干脆不显示,甚至Backspace键和Delete键都失灵。一直没搞明白是怎么回事,以前就重装了事;可是最近越来越频繁,实在太折腾了。可能是因为和什么软件冲突,不过网上搜了半天也没找出根源。还好现在总算知道要恢复快捷键其实不需要重装软件,只用在"参数--自定义快捷键"里重置工厂设定就行了。不过有几个快捷键有时还是不灵,像撤销(Ctrl+Z)、重做(Ctrl+Y)。

Mathtype里的快捷键很丰富,而且能自定义,可以不用鼠标就完成编辑。有些字符只能通过快捷键输入,菜单里都找不到,像制表符用Ctrl+Tab,空格用Ctrl+Alt+Space,而直接敲Tab键或空格键是输入不进去的。能输入制表符才能在任意位置对齐,以前都不知道标尺上的制表位是怎么用的。

Tuesday, March 18, 2008

据掉一篇文章

昨天花了一天时间审一篇会议论文。虽然我对那个领域了解不太多,但这篇文章一看缺点就很明显,论文引用太少,对研究现状了解不够,只盯着一篇五年前的文章,提出的几点改进;其方法本身也没什么新意,并且复杂度的问题只字不提。不过看文章写得还算认真,拼写和语法错误很少,语言表达和文章组织也不错,仿真结果也有说服力,并且邮件地址显示作者比我小一岁――我知道写篇文章不容易,就打算鼓励他一下,勉强接受,还给他仔细写了十来条修改意见。

可在提交之前,最后留心了一下首页的脚注,发现赫然写着收稿日期是2007年9月。这个会议12月份才发CFP,今年1月底才截稿;虽说这个会议是他们自己学校主办的,但也不可能他提前三个月就投稿了。如果不是作者太大意写错了日期,那就是这篇文章之前是先被投到别的地方的(格式显示是个期刊),然后又被原封不动地投到了这个会议上。如果这篇文章之前被据过,作者不按审稿人的意见修改却又把原文投出去再让人给他审一遍,就太不应该了;如果还没被拒,那就更无法原谅。审稿本来就是义务劳动,人家的时间可不是这么被浪费的。不管到底是怎么回事,我都打算给他一个小小的教训,教他以后别这么瞎投文章了。

本来现在自己写论文时间就少,还有这样那样的杂事费时间。这篇文章审完有点恼火;下个月还得再抽出时间看一篇更长的文章。

Sunday, March 16, 2008

用Word写论文的准备

考虑再三,还是决定弃 LaTeX 而用 Word 来写学位论文。一是因为最后可能免不了给图书馆交电子版的论文,而他们肯定只认 Word;二来也因为以前好多东西都是用 Word 总结的,拷贝起来方便一些。当然也考虑到如果以后可能作为资料,Word 版的也便于再编辑。

既然要用 Word,就不得不想着怎么排版,不能像 LaTeX 那么省事。根据以前的教训,几个东西得先学会,后面写起来才会轻松一些。

一、定义好样式,按照格式要求把各级标题、正文、段落、题注等都设置好。样式"标题 1"如果给章名用,就不要重命名,因为图表的题注里需要这个样式。

二、使用大纲,每章做一个子文档,主控文档里统一格式。试了主控文档里定义的样式并不是都能传给子文档,虽然在主控文档里显示的格式是一致的。目前的解决办法是把主控文档内容都删除后另存一个文件给子文档当模板用。

三、用多级项目编号。一直被这东西折腾好久,现在终于知道了要和标题样式(大纲级别)关联。单独编辑子文档时需要设置章的起始编号。另外也还没想出来怎么让章序号用中文,而在节序号里显示数字。现在暂时全用数字,最后不行就取消域链接后手动改。

四、用 MathType 6.0排公式序号,每章之前插入 Capter/Section break,序号格式用 Advanced Format 设成"式(#C1-#E1)"的格式。MathType 6.0支持简单的 LaTeX 格式输入,用起来比5.2版方便些。

五、参考文献。以前一直用 EndNote 管理参考文献,但它有个问题,就是不能按不同的样式同时输出中文和英文的参考文献。要遵照格式要求,只能先用 EndNote 按两种格式分别输出中文和英文文献文本,贴到 Word 里,加上项目编号,正文里用交叉引用,这样可以不用手动维护。只是这个过程已经很麻烦,要按出现的顺序排序更是费劲;另外引用多篇连续文件时也不能写出缩略的形式。后来还是打算试一试 NoteExperss,这个软件支持对不同的语言设置不同的输出样式。只是还得把 EndNote 文献库导入到 NoteExpress,自己原先记的一些笔记处理起来麻烦,无法直接转成 NoteExpress 的笔记。全文链接倒还可以通过图片条目转成附件。

参考:
用Word编辑论文的几个建议
文献管理工具简介

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